Skip to content
Ultima modificare a acestui articol: 06/01/2025
Timp citire articol: 4 Minute

Cuprins articol

Warren Buffet spunea că „Negocierile nu sunt un joc de noroc, ci o artă care poate fi învățată și îmbunătățită.”

Dar, pe lângă abilitatea de a negocia, este foarte important să acorzi atenție unui aspect care multora le scapă din vedere: documentarea discuțiilor din timpul negocierilor.

Negocierile sunt diferite. Unele se termină cu un acord care este mai degrabă un plan de acțiune decât un contract semnat (de exemplu, un instalator este de acord să repare gresia din baie, pe care a spart-o atunci când repara chiuveta). Iar alte negocieri, de obicei cele din plan personal, sunt doar verbale (nu vei crea un document cu programul de plimbat al câinelui). 

Dar pentru restul negocierilor, care au ca subiect proiecte semnificative, este recomandat ca părțile să documenteze discuțiile de negociere purtate.  

De ce să documentezi o negociere?

Documentarea negocierilor nu este doar o practică de bună organizare. Ea are rolul de a te proteja, pe tine pe partenerii tăi, de eventuale dispute și răspunderi. În plus, reflectă profesionalismul, credibilitatea și responsabilitatea ta ca partener de afaceri. 

Ce avantaje are documentarea negocierilor:

  • Revizuirea și evaluarea procesului de negociere și a rezultatelor
  • Identificarea și rezolvarea lacunelor sau inconsecvențelor în acorduri 
  • Alinierea așteptărilor și responsabilităților ambelor părți
  • Monitorizarea și măsurarea performanței și satisfacției ambelor părți
  • Sprijinirea și consolidarea relației și încrederii dintre părți.

Ce să documentezi în negocieri?

Ce informații trebuie documentate:

  • Numele și rolurile părților participante, precum și data, ora și locația sesiunilor de negociere,
  • Agenda și obiectivele negocierii, împreună cu problemele și interesele ambelor părți,
  • Propunerile și contrapropunerile tuturor părților, 
  • Orice concesii sau compromisuri făcute,
  • Criteriile utilizate pentru a evalua opțiunile, 
  • Acordurile și angajamentele asumate de părți, 
  • Măsurile și termenele stabilite de părți și orice feedback sau acțiuni de follow-up.

🔍 Evită omisiunile costisitoare. LegalZen îți livrează în câteva minute modele de contracte ușor de înțeles, scrise de avocați cu experiență. 

Cum se documentează negocierile?

O varietate de instrumente și metode pot fi utilizate pentru a documenta negocierile:

  • Notițe, procese verbale sau minute

Acestea ar trebui să includă elemente esențiale, cum ar fi punctele principale, rezultatele și acțiunile, scrise într-un limbaj clar și concis, cu puncte și titluri pentru organizare. 

  • Înregistrări audio și video

Acestea trebuie făcute cu acordul tuturor părților implicate, etichetate, indexate și utilizate pentru a completa sau verifica notele și procesele-verbale. 

La final, toate documentele ar trebui să fie revizuite de către toate părțile interesate pentru a se asigura înțelegerea clară și acceptarea celor scrise. De asemenea, fiecare parte trebuie să primească un exemplar al documentației.

💡 PRO TIP: Documentarea nu înseamnă menționarea tuturor discuțiilor, ci doar a informațiilor relevante. Fii clar și la obiect în redactarea procesului verbal sau a minutei întâlnirii.

Când să documentez?

Când vine vorba de documentarea termenilor de negociere, momentul poate varia în funcție de situație și de preferințele partenerilor. 

Cu toate acestea, este înțelept să documentezi cât mai curând posibil pentru a evita uitarea sau modificarea termenilor. Acest lucru ajută, de asemenea, la crearea unui sentiment de urgență și angajament. 

În plus, nu trebuie să documentezi totul deodată. Poți documenta în etape pe măsură ce ajungi la un acord asupra diferitelor aspecte ale negocierii. În cele din urmă, asigură-te că documentezi termenii înainte de a încheia și a semna acordul, astfel încât totul să fie clar și corect.

Greșeli pe care să le eviți în documentare

1. Descrierea vagă a problemei și a acordului la care s-a ajuns

Lipsa detaliilor cheie sau a fi prea vag în procesul verbal al întâlnirii poate avea un efect negativ asupra eficienței întâlnirii și a acțiunilor ulterioare. Minutele incomplete sau vagi pot duce la neînțelegeri, interpretări greșite și chiar complicații legale. 

Ai grijă ca procesul verbal să reflecte cu acuratețe toate cele discutate în cadrul întâlnirii. Procesul verbal poate fi scurt sau detaliat, dar în fiecare caz, formularea trebuie să fie clară.

2. Ignorarea ordinii subiectelor discutate

Neglijarea cronologiei discuțiilor atunci când scrii un proces verbal poate crea o înregistrare dezorganizată și confuză. 

Documentarea discuțiilor în ordinea lor cronologică ajută la urmărirea fluxului întâlnirii și înțelegerea contextului în care au fost luate deciziile. Acest lucru este deosebit de important pentru cei care nu au fost prezenți la întâlnire, dar trebuie să înțeleagă rezultatele acesteia.

3. Înregistrarea prezenței

Procesul verbal trebuie să conțină numele tuturor participanților la întâlnire, chiar și a acelora care nu sunt prezenți fizic, ci doar prin telefon sau conferință web. 

La final, nu uita să te asigur că fiecare participant a primit un exemplar al procesului verbal, fie că îl înmânezi fizic sau îl trimiți online.

📝Descarcă de aici un model gratuit de proces verbal (minută) a unie întâlniri de negociere.

Întrebări Frecvente despre Documentarea negocierilor

  • Oricine participă la discuția de negociere. Persoana care face documentarea nu trebuie să fie parte din contract. 

    Important: la final toate părțile parte din contract trebuie să se asigure că au parcurs și înțeles procesul verbal al întâlnirii (dacă este vorba de o documentare scrisă).

Articol creat de:

Articole similare