Ce este semnătura electronică?
Semnătura electronică este o modalitate legală de a semna documente electronice, inclusiv contracte comerciale sau contractele muncă. Ea poate fi folosită pentru a înlocui semnăturile tradiționale scrise cu pixul sau cerneală pe hârtie și este recunoscută ca mijloc de probă în instanță.
Câte tipuri de semnături electronice există?
Există trei tipuri principale de semnături electronice în contextul legal:
- Semnătura electronică simplă: are un nivel scăzut de încredere, poate consta în datele de contact incluse în semnătura de e-mail sau într-o semnătură biometrică realizată pe o tabletă. Acest tip de semnătură poate fi folosit pentru a semna e-mail-uri sau documente electronice care prezintă un risc redus, cum ar fi recipisele sau chitanțele.
- Semnătura electronică avansată: necesită un certificat digital simplu și oferă un nivel mediu de încredere. Această formă de semnătură electronică poate fi utilizată pentru a semna e-mail-uri și documente electronice cu un nivel mediu de risc, cum ar fi cererile de concediu, deconturile sau formularele, precum și documentele însoțitoare, cum ar fi avizele, devizele sau procesele-verbale. De obicei, semnătura electronică avansată este folosită în contexte care implică și alte acțiuni care pot confirma voința părților, precum semnarea unui contract de închiriere și plata corespunzătoare.
- Semnătura electronică calificată: necesită un certificat digital calificat și oferă un nivel înalt de încredere. Se utilizează pentru semnarea e-mail-urilor și a documentelor cu un nivel ridicat de risc, cum ar fi contractele de credit, contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă și actele adiționale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile fiscale și documentele medicale, cum ar fi buletinele de analiză, fișele de internare sau externare. Semnătura electronică calificată are o valoare legală echivalentă cu un act autentic și este utilizată în relația dintre persoanele fizice și firmele cu statul.
În România, sunt mai mulți prestatori de servicii de încredere calificați care pot emite semnături electronice calificate, precum AlfaTrust Certification S.A., Certsign S.A. și alții.
Aceste tipuri de semnături electronice joacă un rol esențial în facilitarea tranzacțiilor electronice și în asigurarea valabilității legale a documentelor electronice și a contractelor comerciale.
Semnătura electronică și contractele comerciale
Utilizarea semnăturii electronice reprezintă o soluție care permite companiilor să simplifice procedurile și să optimizeze activitățile. În colaborarea cu partenerii de afaceri, este posibil să fie utilizate atât semnătura electronică avansată, cât și semnătura electronică calificată.
Alegerea tipului de semnătură depinde în mare măsură de nivelul de risc acceptat de ambele părți. De exemplu, atunci când vine vorba de semnarea contractelor comerciale cu un grad de risc semnificativ, este recomandat să se opteze pentru semnătura electronică calificată, pentru a asigura un nivel mai înalt de securitate și autenticitate.
Folosirea semnăturii electronice aduce cu sine soluționarea unor probleme semnificative, inclusiv:
- Modificarea eronată sau intenționată: semnătura electronică conferă securitate, asigurând că documentele nu pot fi modificate sau alterate în mod eronat sau intenționat după semnare. Acest lucru protejează integritatea informațiilor și reduce riscul de fraude sau dispute.
- Pierderea: transmițând documentele semnate electronic, riscul pierderii lor pe parcursul transportului este minimizat, deoarece nu mai este nevoie de tipărire și curierat fizic. Documentele pot fi trimise rapid și eficient prin canale electronice, asigurându-se că ajung la destinație în timp util.
- Accesul dificil: Documentele semnate electronic pot fi ușor arhivate și stocate în format electronic, ceea ce facilitează accesul la acestea în viitor. Nu mai este nevoie să se caute în arhive fizice sau să se gestioneze hârtii, ceea ce economisește timp și resurse și permite o gestionare mai eficientă a documentelor.
Semnătura electronică și contractele de muncă
Ca urmare a adoptării Legii nr. 208/2021 și a Ordonanței de Urgență nr. 36/2021, care a intrat în vigoare la data de 22 iulie 2022, organizațiile din România au posibilitatea de a încheia contracte de muncă în format digital, fără ca aceste contracte să-și piardă valoarea legală. Prin această nouă lege, sunt introduse și definite semnăturile electronice avansate și calificate, conform Regulamentului UE 910/2014 cunoscut sub numele de eIDAS, ca o alternativă juridică corespunzătoare la semnăturile tradiționale pe hârtie, care au fost folosite anterior în contractele de muncă. Această inițiativă reprezintă un pas crucial în promovarea digitalizării, atât în sectorul privat, cât și în cel public din România.
Conform noilor reglementări, angajatorul are posibilitatea de a alege să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, împreună cu marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru întocmirea și gestionarea tuturor documentelor și înscrisurilor legate de relațiile de muncă. Această opțiune trebuie să fie în concordanță cu regulamentul intern al organizației și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, în conformitate cu prevederile legale.
Mai exact, semnătura electronică calificată poate fi folosită atât de angajatori, cât și de angajați în diverse situații legate de contractul individual de muncă (CIM) și relațiile de muncă, incluzând încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea CIM-ului.
De asemenea, aceasta poate fi utilizată pentru întocmirea tuturor documentelor sau înscrisurilor din sfera relațiilor de muncă care rezultă în urma încheierii CIM-ului, pe durata derulării acestuia sau la momentul încetării acestuia, inclusiv pentru anexe, acte adiționale, fișe de post, și alte documente conexe. Semnătura electronică calificată poate fi folosită și pentru a valida semnarea documentelor care atestă participarea la instruirea în domeniul securității și sănătății în muncă (SSM).
Cu toate acestea, este important de subliniat că angajatorul nu poate impune angajaților să utilizeze semnăturile electronice avansate sau calificate în procesul de încheiere a contractului individual de muncă sau pentru alte documente legate de angajare. Acest lucru trebuie să rămână la latitudinea angajatului.
În concluzie, semnătura electronică reprezintă o soluție modernă și eficientă pentru semnarea documentelor electronice, jucând un rol esențial în digitalizarea contractelor comerciale și de muncă. Această tehnologie aduce cu sine beneficii semnificative, precum securitatea sporită a documentelor, reducerea riscului de fraudă, minimizarea pierderilor în timpul transportului și o gestionare mai eficientă a documentelor.
Cu toate acestea, este esențial să se respecte drepturile și opțiunile individuale ale părților implicate în procesul de semnare, asigurându-se astfel că semnătura electronică rămâne o opțiune flexibilă și adaptabilă la specificul fiecărei situații.
