Dacă ești web designer se poate să ai mult de lucru. Dar nu uita că, indiferent cât talent ai, succesul tău pe termen lung depinde și de modul în care gestionezi relațiile profesionale și contractele cu clienții.
În acest articol, vom explora bunele practici pe care ar trebui să le adopți ca web designer în relația cu clienții tăi, ce clauze să incluzi în contract astfel încât să fii acoperit dar și ce clauze nu trebuie să lipsească pentru ca contractul să fie cât mai clar.
De ce este important să ai un contract bine structurat pentru serviciile de web design
Un contract încheiat între tine și client nu reprezintă doar o formalitate pe care doar un avocat ți-ar recomanda-o :).
Contractul te ajută și pe tine și pe clientul tău, oferind claritate și prevenind neînțelegerile care pot apărea pe parcursul proiectului.
În domeniul web design-ului, unde proiectele sunt adesea complexe și implică multiple etape de dezvoltare, un contract bine structurat:
- Protejează interesele tale ca furnizor de servicii
- Clarifică așteptările clientului
- Stabilește termenii de colaborare
- Definește procesul de lucru și etapele proiectului
- Oferă un cadru legal pentru rezolvarea potențialelor dispute
Pro tip: Știai că aproximativ 65% dintre disputele dintre designeri și clienți ar fi putut fi evitate printr-un contract clar și detaliat? Prin urmare, nu lăsa pasiunea ta pentru design să eclipseze importanța aspectelor legale ale afacerii tale ;).
1. Care sunt elemente cheie într-un contract de web design
Un contract eficient de web design trebuie să acopere toate aspectele esențiale ale colaborării. Iată ce să ai grijă să nu lipsească din contractele pe care le semnezi cu clienții tăi:
Identificarea părților implicate:
- Datele complete ale furnizorului de servicii (tu, ca web designer sau agenția ta)
- Datele complete ale clientului
- Persoanele de contact și datele lor
Descrierea detaliată a serviciilor:
- Tipul de website ce va fi creat (site de prezentare, magazin online, marketplace, etc.)
- Funcționalitățile ce vor fi dezvoltate
- Tehnologiile și platformele utilizate sau cu care se face integrarea
- Compatibilitatea cu dispozitivele mobile
- Optimizarea pentru motoarele de căutare (SEO)
- Integrarea cu Google Analytics, social media pixels, soluții de plăți și facturare etc
Termene și calendar de implementare:
- Data de începere a proiectului
- Etapele intermediare cu datele de livrare asociate
- Termenul final de predare
- Procesul de predare-primire
Responsabilitățile părților:
- Ce materiale și informații trebuie să furnizeze clientul
- Termenele pentru feedback și aprobări din partea clientului
- Obligațiile tale ca furnizor de servicii
- Procedura în caz de întârzieri din partea oricărei părți
- Clauze de exclusivitate, dacă este cazul
Aspecte financiare:
- Costul total al proiectului
- Structura de plată (avans, plăți intermediare, plată finală) și termene de plată
- Metode de plată acceptate
- Penalități pentru întârzieri la plată, dacă îți dorești așa ceva
Drepturi de proprietate intelectuală:
- Cine deține drepturile asupra designului final
- Utilizarea muncii tale în portofoliu sau pentru promovare
- Utilizarea elementelor grafice și a codului
Clauze de confidențialitate:
- Protejarea informațiilor sensibile ale clientului
- Restricții privind divulgarea detaliilor proiectului
Modificări și revizuiri:
- Numărul de revizuiri incluse în preț
- Procesul de solicitare și implementare a modificărilor
- Costurile pentru modificări suplimentare
Încetarea contractului:
- Condiții în care oricare dintre părți poate rezilia contractul
- Compensații în caz de reziliere
- Procedura de predare a materialelor în caz de încetare a colaborării
💡 PRO TIP:
Aproximativ 80% dintre proiectele de web design considerate „de succes” includ cel puțin două întâlniri detaliate între designer și client înainte de semnarea contractului.
2. Ce să discuți cu clientul înainte de semnarea contractului
Înainte de a semna contractul, este important să discuți clar și deschis cu clientul. Nu de alta, dar nu vrei să începi o colaborare care pe parcurs se va transforma într-un dezastru,
Iată la ce să acorzi atenție:
Organizează o întâlnire detaliată (brief):
- Află cât mai multe despre afacerea clientului și publicul țintă
- Află de la client care sunt nevoile lui legate de website (ce obiective are – să vândă, să se promoveze, să-și creeze o comunitate)
- Discută despre identitatea vizuală dorită și preferințele de design
- Înțelege așteptările referitoare la funcționalități și performanță
Prezintă exemple din portofoliul tău:
- Arată proiecte similare pe care le-ai realizat
- Explică procesul tău de lucru prin exemple concrete
- Clarifică limitările tehnice și ce este realizabil în cadrul bugetului agreat
Documentează toate discuțiile:
- Trimite un rezumat scris, pe e-mail, al întâlnirii inițiale și al următoarelor.
- Solicită confirmarea că punctele discutate reflectă înțelegerea comună.
- Păstrează toate e-mailurile și mesajele relevante.
Oferă consultanță profesională:
- Nu ezita să-ți exprimi opinia profesională când ideile clientului nu sunt optime
- Propune alternative și soluții mai eficiente
- Explică raționamentul din spatele recomandărilor tale
3. Cum să definești clar ce anume vei livra în proiect
Unul dintre cele mai frecvente motive de conflict în proiectele de web design este discrepanța dintre așteptările clientului și ceea ce este efectiv livrat. Pentru a evita această situație:
Definește foarte clar livrabilele:
- Specifică exact ce va include designul website-ului
- Detaliază funcționalitățile care vor fi implementate
- Menționează ce NU este inclus în proiect
- Folosește exemple vizuale pentru a ilustra conceptele de design
Stabilește parametri măsurabili:
- Timpul de încărcare al paginilor
- Compatibilitatea cu browsere specifice
- Funcționalitatea pe diverse dispozitive
- Criteriile pentru optimizarea SEO
Vorbește despre:
- Infrastructura tehnică a clientului
- Așteptările privind implicarea clientului în proiect
- Dependența de furnizori terți (hosting, domenii, API-uri)
Comunică limitările în mod transparent:
- Explică ce nu poate fi realizat în cadrul bugetului alocat
- Discută despre compromisurile necesare între design, funcționalitate și cost
- Prezintă limitările platformelor sau tehnologiilor alese
💡 PRO TIP:
O practică recomandată este crearea unui document de specificații funcționale și tehnice, anexat la contract, care detaliază toate aspectele proiectului și servește ca referință pe parcursul colaborării.
4. Cum să stabilești un proces eficient de feedback și revizuiri
Procesul de feedback și revizuiri poate fi o sursă majoră de frustrare dacă nu este bine structurat. Iată cum să îl gestionezi eficient:
Definește un proces clar pentru feedback:
- Stabilește canalul oficial pentru primirea feedback-ului (email, platformă de proiect, etc.)
- Identifică persoanele autorizate să ofere feedback din partea clientului și, eventual, persoana care are decizia finală
Limitează numărul de runde de revizuiri:
- Include un număr maxim de runde de revizuiri în pachetul de bază și în contract
- Stabilește costurile pentru revizuiri suplimentare
- Definește ce constituie o „revizuire minoră” versus o „schimbare majoră”
Implementează termene pentru feedback:
- Stabilește un interval de timp în care clientul trebuie să ofere feedback
- Clarifică ce se întâmplă dacă feedback-ul nu este primit la timp
- Ajustează calendarul proiectului în funcție de promptitudinea feedback-ului
Documentează toate modificările:
- Ține o evidență scrisă a tuturor modificărilor solicitate și implementate
- Trimite confirmări scrise după implementarea modificărilor
- Obține aprobări formale pentru etapele finalizate
Pro tip: Un proces structurat de feedback va duce la realizarea mai rapidă a proiectului și la mai puține dispute legate de revizuiri.
5. Aspecte financiare: metode de plată, termene și penalități
Aspectele financiare sunt deosebit de importante pentru sustenabilitatea ta:
Structurează plățile în etape:
- Solicită un avans înainte de începerea lucrărilor
- Planifică plăți intermediare legate de atingerea unor milestone-uri
- Rezervă o plată finală (15-25%) pentru după livrarea și acceptarea proiectului
Specifică termene clare de plată:
- Menționează perioada exactă în care trebuie efectuate plățile (ex. 7-14 zile)
- Clarifică de când începe să curgă această perioadă
- Stabilește metode de notificare pentru plățile scadente
Include penalități pentru întârzieri:
- Stabilește penalități zilnice sau procentuale pentru întârzierile la plată, dacă crezi că este cazul
- Specifică dreptul de a suspenda lucrările în caz de neplată
- Menționează procedura de escaladare în caz de întârzieri prelungite
Discută despre costuri suplimentare potențiale:
- Modificări care depășesc scopul inițial al proiectului
- Integrări cu servicii terțe care necesită dezvoltare specială
- Achiziționarea de licențe, imagini, fonturi sau plugin-uri
Transparență în facturare:
- Trimite facturi detaliate care descriu exact serviciile prestate
- Păstrează evidențe clare ale orelor lucrate pentru serviciile facturate pe oră
- Explică orice costuri neașteptate care pot apărea
6. Proprietatea intelectuală și drepturile de autor
Uite ce să iei în calcul atunci când vine vorba de aspectele legate de proprietatea intelectuală:
Clarifică proprietatea asupra designului:
- Specifică momentul în care drepturile de proprietate sunt transferate clientului
- Detaliază ce anume este transferat (design vizual, cod, conținut)
- Menționează dacă transferul este condiționat de plata integrală
Reține drepturile pentru portofoliu:
- Include o clauză care îți permite să folosești proiectul în portofoliul tău
- Specifică contextele în care poți prezenta proiectul (website personal, social media)
- Obține permisiunea de a înscrie proiectul în competiții de design
Abordează utilizarea elementelor preexistente:
- Clarifică situația elementelor pe care le-ai creat anterior și le reutilizezi
- Specifică licențele pentru resurse terțe (imagini stock, plugin-uri, framework-uri)
- Explică limitările de utilizare pentru elementele licențiate
Protejează-ți tehnicile și metodologiile:
- Menționează că procesele și tehnicile tale de lucru rămân proprietatea ta
- Specifică că codul reutilizabil sau bibliotecile dezvoltate rămân la dispoziția ta
- Clarifică limitele confidențialității în ceea ce privește metodele tale de lucru
Pro tip: Este recomandată consultarea unui specialist în proprietate intelectuală pentru formularea clauzelor complexe, în special pentru proiecte de amploare sau cu potențial comercial ridicat. Te putem ajuta, așteptăm un email la be@legalzen.ro.
7. Confidențialitate și protecția datelor pentru site-ul web realizat de tine
Pe lângă dezvoltarea site-ului, le poți oferi clienților și documentele legale necesare pentru funcționarea corectă a site-ului lor – fie că este vorba despre un magazin online sau un site de prezentare.
Această abordare poate reprezenta un avantaj competitiv important față de alți furnizori de servicii similare.
Uite ce documente nu trebuie să lipsească unui site:
- Politică confidențialitate,
- Politică Cookies
- Termeni și condiții
Website-urile care implementează măsuri solide de protecție a datelor inspiră mai multă încredere utilizatorilor și au rate de conversie semnificativ mai mari.
Întrebări frecvente despre contractele de web design
Iată câteva dintre cele mai frecvente întrebări pe care ni le adresează clienții despre contractele de web design:
Contractul trebuie să specifice clar numărul de revizuiri incluse în prețul inițial și să precizeze costurile pentru modificări suplimentare. Este recomandat să incluzi o clauză de „gestionare a modificărilor” care detaliază procesul prin care clientul poate solicita schimbări și modul în care acestea vor fi facturate separat.
